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Habilidades gerenciales, segundo parcial 2017

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Habilidades gerenciales 2017

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segundo parcial, Habilidades gerenciales 2017

Reporte Encuentro de dos Mundos (Enero 20)

ENCUENTRO DE DOS MUNDOS

HABILIDADES GERENCIALES

INFORME ESCRITO

JUAN CAMILO PARRA RESTREPO - 2122143

MARIA FERNANDA CAMARGO SUÁREZ - 2132321

ANUAR MAJANA LEÓN - 2130377

ING. ANGÉLICA DÍAZ GÓMEZ

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

ESCUELA DE ESTUDIOS INDUSTRIALES Y EMPRESARIALES

BUCARAMANGA

2017

 INTRODUCCIÓN

La educación es el pilar que permite el desarrollo y la evolución de una sociedad en todas sus áreas. De este modo, se encuentra enfocada hacia la formación de la capacidad intelectual, moral y afectiva de las personas de acuerdo con la cultura y las normas de convivencia establecidas.

En orden de ideas, en las últimas décadas se ha evidenciado el surgimiento de novedosos avances en todas las ramas del saber, por lo cual se requieren profesionales que estén a la altura de los retos que se plantean constantemente. De tal forma, es necesario realizar la debida  orientación de los programas universitarios a los jóvenes, con el fin de permitir su autodescubrimiento, para llevarlos a explorar y explotar todo su potencial en pro de la sociedad.

Así pues, en el presente proyecto se expondrá la actividad realizada para niños y jóvenes del asentamiento El Páramo, en donde el enfoque establecido fue fomentar la inclusión en la educación superior, motivo por el cual fueron llevados a la Universidad Industrial de Santander, con el fin de darles a conocer las diversas opciones de carreras que pueden escoger y motivarlos a través de un recorrido interactivo. En concordancia con la actividad planteada, como estudiantes de ingeniería industrial, es de vital importancia liderar activamente procesos de cambio, participando de proyectos que impacten y dejen huella.

MARCO TEÓRICO

Durante la realización de la actividad, fue necesaria la implementación y desarrollo de diferentes habilidades o capacidades que permitieron llevarla a cabo con resultados exitosos e incluso con todas las expectativas superadas.

El ser humano es naturalmente “social”, en el sentido de que pasamos la mayor parte de nuestras vidas con otras personas. Por consiguiente, es importante aprender a entenderse con los otros y a funcionar adecuadamente en situaciones sociales. Ciertas habilidades de comunicación nos ayudan a mejorar las relaciones interpersonales.

En primer lugar se encuentran las habilidades de comunicación, se refieren a la capacidad para enviar, recibir, elaborar y emitir información, ideas, opiniones y actitudes de primera calidad y orientadas hacia objetivos personales y organizacionales. Para llevar a cabo adecuadamente actividades dentro de un equipo de trabajo se debe poseer al menos las habilidades básicas de la comunicación oral, escrita y no verbal, relacionadas con: la comunicación con los clientes, la comunicación con sus subalternos, la comunicación con sus superiores, con los medios, la sensibilidad a diferencias culturales, entre otras.

En segunda instancia aparece el Liderazgo, la capacidad de poder tomar la iniciativa en alguna situación llegando a l grado de  gestionar, convocar, promover, motivar, incentivar y evaluar a un equipo, Se atribuye  con el concepto  de Liderazgo a aquella capacidad que dispone una persona para influir en su grupo de trabajo o incluso  a un determinado público ante el cual se expresa y dirige su mensaje. La situación de liderazgo implica influir en las creencias, valores y acciones de los otros y también apoyarlos para que trabajen con entusiasmo en el logro de los objetivos comunes del grupo al cual pertenecen.

Un buen líder sabe motivar a sus compañeros para que saquen lo mejor de ellos y así conseguir el objetivo planteado. El liderazgo permite ver más allá de lo superficial, es disponer de una visión más allá de lo visible y es justamente esa característica lo que permite ejercer el liderazgo en cualquier ámbito.

Finalmente se afianzó el trabajo en equipo, aquel que guarda estrecha relación con la disposición natural del hombre a su convivencia en sociedad  involucrando  la valoración, conocimiento de las fortalezas y debilidades de cada uno los integrantes lo que significa que el objetivo planteado no puede ser logrado sin la ayuda de todos sus miembros.

Un buen trabajo en equipo fluye satisfactoriamente cuando sus integrantes trabajan en la misma dirección, cuando son capaces de afrontar las diferencias y cuando respetan los objetivos y lineamientos que se hayan planteado. Una clave  para el buen desempeño de un trabajo en equipo es contar con un líder carismático que sea un modelo a seguir para el resto y que como tal sepa conducir al equipo en su totalidad hacia el éxito.

Un elemento fundamental para que el trabajo en equipo  rinda sus frutos es la asignación de tareas específicas para cada uno de los integrantes, con el fin de que todos sostengan un diálogo asertivo  y plena coordinación  atribuyendo aquellas actividades en las que se pueda desenvolver con mayor soltura y se logre el objetivo.

En los equipos altamente eficaces, el comportamiento de los miembros es interdependiente y las metas personales están subordinadas al cumplimiento de la meta del equipo hay compromiso y deseo de afiliación, prevalecen los intereses del equipo sobre los individuales, así mismo se origina un reto fundamental,  encontrar formas de crear los elementos de un equipo eficaz interdependencia, eficacia, magnetismo, responsabilidad compartida, aliento mutuo y confianza, de esta manera se logra un exitoso trabajo en equipo.

OBJETIVOS

1.   Acercar a niños de una comunidad vulnerable al estilo de vida universitario del día a día y mostrarles la cercanía que estos pueden tener a este mundo que en el momento se presenta como una realidad muy lejana o inclusive imposible.

2.   Proporcionar orientación vocacional a niños de una zona marginada de Floridablanca de tal manera que estos visualicen su futuro como un mundo lleno de posibilidades y progreso.

3.   Alinear la visión de la actividad con todos aquellos conocimientos, habilidades y aprendizajes propios de la asignatura de habilidades gerenciales, de tal manera que se evidencie la gestión satisfactoria por lograr un evento sostenible.

MÉTODO

Para llevar a cabo el proyecto propuesto, se desarrollaron las siguientes actividades:

Primero que todo, el equipo de trabajo desarrolló una reunión de co-creación en la que cada integrante aportó diversas ideas sobre las posibles actividades a llevar el cabo el dia del evento, 20 de Enero de 2017.

Se consideraron las siguientes ideas a tener en cuenta en la agenda final del evento:

●     Visita a CENIVAM

●     Visita a GALEA

●     Visita a MUSEO DE HISTORIA NATURAL

●     Visita a ESCUELA DE MÚSICA

●     Visita a PLANETARIO

●     Visita a PLANTA DE ACEROS

●     Visita a INGENIERÍA QUÍMICA

●     Visita a DIVISIÓN DE DEPORTES

●     Actividad de recreación o motivacional por parte de Javier Diaz

●     Realizar una actividad en una jornada completa: De 8 am a 6 pm

●     Obsequiar a los niños un kit compuesto por: Libreta, lapicero, termo, camiseta, bolso o tula deportiva

●     Brindar a los visitantes dos refrigerios (el primero en la mañana y el segundo en la tarde) y darles almuerzo.

●     Recibir a un máximo de 60 personas

●     Dividir a los asistentes en 2 grupos para facilitar el desarrollo de la actividad

●     Contar con personal de apoyo

Si bien cada uno de los anteriores prometía grandes resultados para lo que queríamos lograr con los niños, luego se enfocó un poco mejor lo planteado y se filtraron muchos de los puntos que no representaban gran importancia para la actividad. De esta manera se pudo extraer una agenda interesante en la que niños y adultos pudieran compartir de un entorno no solo académico, sino integral, acercando a cada uno a lo que era el ambiente universitario del día a día, mostrándoles los beneficios de estudiar en la universidad y, principalmente, evidenciando que estaban más cerca de hacer parte de una institución de educación superior de lo que ellos pensaban. Por tanto el plan final estaba constituido por:

❖   Actividades en la universidad:

➢   Visita a CENIVAM

➢   Visita a GALEA

➢   Visita al PLANETARIO

➢   Visita a ESCUELA DE MÚSICA

➢   Visita a MUSEO DE HISTORIA NATURAL

➢   Actividad de motivación y recreación por parte de Javier Diaz

❖   Jornada de 8 am a 6 pm dividida en dos grupos, incluyendo dos almuerzo, refrigerios, transporte ida y vuelta y kit escolar a todos los visitantes.

Correspondiendo con este plan, decidimos hacer delegación de roles con el fin de agilizar más efectivamente la gestión de los puntos cruciales de la actividad. A continuación mostramos los diferentes papeles desempeñados por los integrantes del equipo:

INTEGRANTE	ROL PRINCIPAL	RESPONSABILIDAD
Juan Camilo Parra	Líder	Llevar control en los lineamientos y gestión de la actividad
Maria Fernanda Camargo	Coordinadora de patrocinios	Sostenibilidad financiera
Anuar Majana León	Coordinador logístico	Gestión logística de actividades

Una vez asignados cada uno de los roles, se hizo un presupuesto financiero sobre lo necesitado para llevar a cabo todo lo que se tenía en mente, de tal manera que se tuviera una meta en dinero, clara y poder llegar a un punto de equilibrio.

Se propuso el siguiente presupuesto de gastos:

OBJETO	VALOR
Transporte ida y vuelta 60 personas	$200.000
Refrigerios (60x2)	$180.000
60 almuerzos (Bienestar UIS)	$300.000
Entrada al planetario (60)	$168.000
Kits escolares	$1’920.000

Posteriormente se emprendió una campaña de búsqueda de patrocinios dentro de la universidad y fuera de la universidad consultando con contactos personales de cada uno; sin embargo, no se obtuvieron los resultados esperados, por lo que se recurrió a empresas desconocidas y de esta manera se consiguió, finalmente, los recursos, en dinero y especie, necesitados.

Se envió solicitud de patrocinio a las siguientes entidades:

EMPRESA	RECURSO SOLICITADO
Grupo Penthouse (Chicken Box, Battuto, BanCoq)	60 almuerzos
Jarris LTDA	60 almuerzos
El Pollo Arabe	60 almuerzos
Marvilla	60 almuerzos
La chispa al rojo	60 almuerzos
Empanadas Conucos	60 refrigerios
Ziru’s Pizza	60 refrigerios
Industria Alimentaria Don Jacobo	60 refrigerios
Instituto de Lenguas UIS	60 kits escolares
Tienda Universitaria (rectoria)	60 kits escolares
Copetran	Transporte ida y vuelta 60 personas
Comulclaver	Transporte ida y vuelta 60 personas
Organizadoras Encuentro de 2 mundos	60 Refrigerios

Paralelamente a esta campaña, se recurrió a cada una de las escuelas relacionadas de una u otra manera con la agenda estipulada y se gestionó sin ningún percance cada actividad propuesta. Además de esto, se lograron obtener algunos patrocinios también de algunas entidades de la universidad.

Gracias al triunfo obtenido con las empresas externas y la gestión interna, se pudo asegurar una actividad exitosa en la que todos los asistentes disfrutaron de espacios íntegros, cumpliendo satisfactoriamente con la misión aspirada desde un inicio.

RESULTADOS

Por efectos de capacidad de espacios y mejor manejo de todos los asistentes, el grupo grande se dividió en dos subgrupos, denominados A y B. Cada uno fue dirigido por uno de los integrantes del grupo y con ayuda de los voluntarios se pudo controlar en gran medida el desarrollo de las actividades. Luego de toda la logística y coordinación de patrocinios, finalmente se pudo entregar una actividad que cumplió sin retraso alguno la siguiente agenda:

Grupo A:

6:30 Llegada de buses al Asentamiento el páramo

7:15  Salida buses del Asentamiento

7:15 – 7:50 Desplazamiento Asentamiento-UIS

7:50 – 8:00 Desplazamiento Cenivam

8:00 -  9:00  Visita Cenivam

9:00 – 9:10 Desplazamiento al bosque

9:10 – 9:50 Primer refrigerio

9:50 – 10:00 Desplazamiento planetario

10:00 – 10:50 Visita Planetario

10:50 – 11:00 Desplazamiento Gálea

11:00 – 11:50 Visita Gálea

11:50 – 12:00 Desplazamiento al bosque para Almuerzo

12:00 – 1:50 Almuerzo y tour por la UIS

1:50 – 2:00 Desplazamiento Museo Historia Natural

2:00 – 3:00 Visita Museo Historia Natural

3:00 – 3:10 Desplazamiento al Auditorio Daccarett

3:10 – 3:50 Segundo refrigerio

3:50  - 5:00 Actividad Javier Megamusic

5:00 – 5:10 Desplazamiento a Edif. Música

5:10 – 6:00 Visita Música

6:00  Regreso al Asentamiento

Grupo B

6:30 Llegada de buses al Asentamiento el páramo

7:15 Salida buses del Asentamiento

7:15 – 7:50 Desplazamiento Asentamiento-UIS

7:50 – 8:00 Desplazamiento Museo Historia Natural

8:00 -  9:00 Visita Museo Historia Natural

9:00 – 9:10 Desplazamiento al bosque

9:10 – 9:50 Primer refrigerio

9:50 – 10:00 Desplazamiento Gálea

10:00 – 10:50 Visita Gálea

10:50 – 11:00 Desplazamiento Planetario

11:00 – 11:50 Visita Planetario

11:50 – 12:00 Desplazamiento al bosque para Almuerzo

12:00 – 1:50 Almuerzo y tour por la UIS

1:50 – 2:00 Desplazamiento Cenivam

2:00 – 3:00 Visita Cenivam

3:00 – 3:10 Desplazamiento al Auditorio Daccarett

3:10 – 3:50 Segundo refrigerio

3:50  - 5:00  Actividad Javier Megamusic

5:00 – 5:10 Desplazamiento a Edif. Música

5:10 – 6:00 Visita Música

6:00  Regreso al Asentamiento en Portería Cra. 25

Específicamente se obtuvo lo siguiente de cada entidad a la que se acudió:

EMPRESA	RECURSO DONADO	VALOR EQUIVALENTE
La chispa al rojo	60 almuerzos	$540.000
Industria Alimentaria Don Jacobo	40 refrigerios (helados)	$108.000
Organizadoras Encuentro de 2 mundos	60 refrigerios (empanadas, pan de yuca y yogurt)	$180.000
El botin de Andres	Efectivo	$100.000
DASSER Soluciones	Efectivo	$225.000
Familia Camargo	Efectivo	$84.000
Instituto de Lenguas UIS	Kits escolares (Agenda, lapicero, separador de hojas)	$240.000
Industrias Vera Lima	Balon de futbol	$20.000
Tienda donde Lucho	6 gaseosas de 3 L	$30.000
Escuela de Física UIS	Descuento en tarifa por persona en el Planetario	$84.000

En resumen, se obtuvo lo siguiente:

TIPO DE DONACIÓN	VALOR
Efectivo	$409.000
Especie	$1’202.000

El dinero en efectivo obtenido bajo estas donaciones se invirtió en lo siguiente:

CONCEPTO	VALOR
Transporte	$200.000
Bolsas kits escolares	$48.000
Entradas planetario	$75.000
Implementos actividad Javier Diaz	$25.000
20 helados Don Jacobo	$54.000
Gastos de desplazamiento	$3.000
TOTAL GASTOS	$405.000

En general, se evidencio una buena actitud en los asistentes al evento. Los padres y niños lograron conocer algunas oportunidades que ofrece la universidad dejando las puertas abiertas a proyectos de superación personal y vocacional en la comunidad.

Como se registró anteriormente, financieramente se logró el punto de equilibrio en todas las actividades y objetos requeridos en la actividad.

DISCUSIÓN

Las principales enseñanzas adquiridas a lo largo de esta actividad radican en la forma de alcanzar los objetivos. Vivimos momentos en los que no se veía

 una luz al final del túnel, en los que todo parecía incierto y tal vez así lo era; sin embargo, nos reunimos y pensamos si en verdad estábamos entregando lo mejor de nosotros para hacer realidad esta actividad. La respuesta fue: “No”.

Fue en este momento cuando se pensó en alternativas diferentes para resultados diferentes. Sin mas opciones que intentar, recurrimos a solicitar apoyo a diferentes empresas totalmente desconocidas, aquellas mismas que nos abrieron las puertas y con una sonrisa y una respuesta afirmativa, poco a poco nos permitieron recobrar la esperanza para entregarlo todo ese 20 de Enero y brindar el mejor evento posible con el tiempo disponible.

Sin embargo, todo este aprendizaje se dió, principalmente, en aquello que no marchó como se esperaba. En un inicio, se planteó el proyecto con 2 meses de anterioridad. Haciendo caso omiso a toda experiencia previa de los integrantes del grupo, se dejó la mayoría de las responsabilidades para las dos últimas semanas antes del evento. Todo esto impidió que se concretaran apoyos valiosos con empresas que nos hubiesen permitido brindar aun mejores condiciones.

Por otro lado, una reflexión a tener en cuenta fue la importancia en la confirmación de actividades o patrocinios cuando se desee construir un presupuesto eficiente y detallado de un evento con cierto grado elevado de logística y dificultad.

Finalmente, se aprendió que trabajando como un equipo unido, con misión y visión compartidas, se logró ser más efectivos consiguiendo, no solo los objetivos propuestos, sino superando cualquier expectativa preliminar.

CONCLUSIONES

●     Las empresas actualmente tienen un enfoque social que no solo se ve reflejado en su política interna sino en la mentalidad de sus directivos. Esto se vio evidenciado al momento de interactuar con estos a la hora de solicitar apoyo y en la facilidad de conseguirlo aun sin tener una ONG registrada legalmente.

●     Habilidades blandas como empatía, trabajo en equipo, negociación, e inteligencia emocional marcaron la diferencia para lograr cada objetivo y permitir el desarrollo exitoso del evento.

●     El principal motor que impulsó el logro fue la voluntad conjunta incansable por llevar a cabo un proyecto que impactara a cada niño, a cada padre de familia y principalmente, a cada uno de nosotros. Sin esta motivación interna por alcanzar y superar la meta, nada de lo conseguido hubiera sido posible, sin ese compromiso social por cambiar el futuro de al menos una familia, transformando la mentalidad de un niño, y trascendiendo en la vida de este, cada uno de los momentos de conflicto y de incertidumbre nos hubieran controlado y jamás hubiéramos podido sobreponernos y superarlos.